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新人担当者に読んで欲しい求人サイトの管理で必要な7つのこと

新人担当者に読んで欲しい求人サイトの管理で必要な7つのことのイメージ

2018年も新年度に入って2週間が経過しました。求人サイトを運営している企業でもこの春に入社した新入社員や新しくWeb担当になった方がいるのではないでしょうか。

企業によっては「若いから」と、新入社員にいきなり求人サイトの運営を任せることがあります。しかし、ブログや趣味のサイトとは違い、求人サイトの運営はかんたんではありません。ビジネス要素が強いサイト形態のため、社会人経験が浅いと上手く管理できないでしょう。

そこで今回は新人のWeb担当者向けに「求人サイトの管理で必要なこと」についてお話したいと思います。入社してしばらく経っても上手く管理できずに不安な方は、ぜひご参考いただければ幸いです。

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実際に自分で操作して状況を把握する

あなたが前任者から業務を引き継ぐ時に、どんな求人サイトであるか大まかな資料とWeb制作者との履歴(メールのやり取りなど)を渡されると思います。それらを見て管理画面などのURLを確認するだけで終わっていないでしょうか?

URLを確認するだけでは実際にどのような求人サイトであるか把握することができません。必ずあなた自身がパソコンやスマートフォンを操作して求人サイトにアクセスし、内容を確認してください。

確認作業の時は単純にサイト内を巡回するのではなく、登録関係の処理も行いましょう。求人サイトは主に会員(求職者)、企業(クライアント)、管理者(自社)の3ユーザーに分類されるので、それぞれの立場に立って操作すると良いでしょう。

実際に操作することで求人サイトの仕組みが理解できるだけでなく、バグや不具合を発見したり、改善点が見つかるかもしれません。必ず一度は操作してサイトの仕組みを学びましょう。

変更は必ず技術者に相談する

だいたいの求人サイトは求人システムを導入しています。管理者が管理画面から手軽に変更できる仕組みになっています。上記で説明した確認作業の時に、気になった箇所を変更したくなるかもしれません。

しかし、自身の判断で変更するのは絶対に止めてください。不具合が発生する原因になり、求人サイトが壊れてしまう可能性があります。そうなるとすぐに復旧することができないため、登録している会員や企業に迷惑がかかります。

求人サイトの表示や設定を変える時は、必ず技術者に相談してください。自社に技術者がいる場合はまず上司に相談してから技術者に話を通すようにすると良いでしょう。(技術者は一方的な指摘を嫌います)

社外に技術者がいる(Web制作会社に外注している)場合、その担当者に相談すると良いでしょう。不具合があっても、もしかしたら「想定内の不具合」かもしれません。様々な理由により解消できないこともあります。事情を把握しましょう。

たとえあなたに求人サイトをカスタマイズできるスキルがあったとしても、自身の判断で変更を加えるのは危険です。必ず前任者や外注先の技術者に相談の上、対処するようにしてください。

SEOはコンテンツの充実が基本だと理解する

アフィリエイトブログや情報商材の影響で、過度にSEO(検索エンジン対策)を重視されている方がいます。まるで万能な販促方法であるかのように捉え、SEOができなくてはサイト運営の意味がないとおっしゃる方もいます。

たしかにSEOはマーケティングを行う上で重要な要素です。検索エンジンに認められ、自社サイトが特定のキーワードで上位表示すれば、アクセスや売上が増加するというのも事実です。

しかし、それだけにかんたんではありません。各社しのぎを削ってSEOに力を入れているので、小手先の手法では上位表示することはありません。Googleが公表しているように、コンテンツの充実が何より重要になります。

求人サイトのSEO対策に必見!検索エンジン最適化(SEO)スターターガイドが改訂されました
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ですので、SEOについて誤った知識や思い込みは捨て、「求人サイトのコンテンツを充実し、ユーザーの役に立つ情報を提供する」ことを第一に考えて行動してください。そうするのが一番のSEO対策になります。

メールの使い方を覚える

Webサービスの多くはメールでのやりとりが基本となります。特に求人サイトのようなビジネスが主体のサービスでは、ビジネスメールの書き方やマナーを熟知している必要があります。

いくらLINEやショートメッセージに慣れているからといって、話し言葉の短文メールを送信するのは危険です。受け手によって不快感を与えてしまう可能性があります。必ず、自身の所属を名乗り、ですます調で丁寧なメールを書くように心がけましょう。

また、メールのタイトル(件名)にも注意しましょう。「お問い合わせについて」だと受信した側はどこからのお問い合わせかわからないときがあります。タイトルに求人サイト名を挿入し、分類しやすくしましょう。

例1:【JOB-PLACE】お問い合わせについて
例2:【JOB-PLACE】求人掲載のお申込みに対するご返信

その他、詳しいビジネスメールの書き方については以下のサイトが参考になります。

参考:ビジネスメールで失敗しない!覚えておくべきマナー集とやりがちなダメ文法|ferret [フェレット]

はじめのうちはビジネスメールの書き方に慣れず、作成に時間がかかると思います。しかし、数をこなす内に自分の書き方が身についてきます。ビジネスメールは求人サイトを運営する上で必須スキルになりますので、ぜひ身につけるようにしましょう。

ドメインやサーバーの契約期限を確認する

求人サイトはほとんどの場合、独自ドメインを取得し、レンタルサーバー等に設置しています。有料でドメイン・サーバー管理会社と契約することになるので、契約期限が存在します。

契約期限は一般的に1年更新になります。期限が切れる数日前に契約先から更新案内メールが届きます。メール内の説明にしたがって更新手続きをすれば再契約となり、何も問題ありません。

しかし、更新案内のメールを見落とし、契約期限が切れてしまう会社が大変多いのです。「メールが届いてなかった」と思ったら、迷惑メールフォルダに格納されているといったケースも良くあります。

契約期限を過ぎると求人サイトが表示されなくなり、最悪の場合、データが消去されます。採用企業の求人情報を掲載している場合「突然表示されなくなった!」と、トラブルになるかもしれません。

ですので、ドメインやサーバーの契約期限は絶対に過ぎることはないようにしてください。あなただけではなく、上司や同僚などにドメイン・サーバーの契約期限を話し、社内で情報共有するようにしましょう。

アナログ的な手法になりますが、パソコンのモニタ回りや社内の目立つ場所にメモを貼り付けるのも有効です。

1日1回以上は求人サイトにアクセスする

求人サイトをオープンしたばかりはアクセスが少なく、お問い合わせや求人広告の掲載依頼はないかもしれません。あるいはあなたが担当者になった初回に十分確認したからと、その後の確認は疎かになっているかもしれません。

しかし、求人サイトにはいつ・誰が・どんな操作をするか分かりません。毎日、担当者であるあなた自身が求人サイトにアクセスするよう心がけましょう。

実際にアクセスして確認することで、不測の事態に備えることができます。たとえばサーバートラブルで求人サイトが表示されていなかったり、不審な会員登録を排除することができます。

求人サイト以外の業務を行っている場合、定期的な確認は難しいかもしれません。それでも最低1回以上、できたら出社時・退社時の2回は確認するようにしましょう。外回りで外出している際でも、スマートフォンから確認するようにしましょう。

確認することで微妙な変化を察知することができ、また求人サイトにも愛着を持つようになります。まずは「気にする」ことからはじめてください。

定期的に社内で情報共有する

ドメイン・サーバーの項でもお話しましたが、求人サイトの管理で作業したことは定期的に社内で情報共有するようにしましょう。最低でも週末に作業内容をまとめ、上司に報告するか、プロジェクト管理ツールなどに入力しておきましょう。

事前に情報共有をしていることで、たとえあなたが病気になって休むことになっても、他の人が代行できます。代行ができなくても「誰が・いつ・何を・どうした」という情報があるだけで、状況を把握できるのです。

しかし、なにも情報共有していないと困ることになります。会員や企業からお問い合わせがあったのに放置することになりかねません。そうなるとせっかくのビジネスチャンスを逃すばかりか、「対応が悪い・信用できない会社だ!」と悪評されるおそれもあります。

ですので、不測の事態にそなえ、なにか作業をした(しようと思った)際はそれを報告するようにしましょう。報告は口頭で話すのではなく、文章化していると意思疎通が図りやすくなります。手間に感じても文章化して情報共有しましょう。

まとめ

今回ご紹介した内容は、技術的なことよりも意識的なことについてお話しました。実際に求人サイトの管理を行う上で、まだまだ重要視しなければ行けない点や、覚えなければいけない作業はあります。

しかし、そういった作業を新人の頃にするのはとても難しいです。社会人生活に慣れてない状態で、一度に複数のことをするのは無理があります。仕事そのものが嫌になるかもしれません。

まずは社会人生活に慣れることからはじめて、それから業務のことを少しずつ覚えていきましょう。そうすれば求人サイトを含め、インターネットでビジネスをするということが意識できるようになります。

会社があなたに求人サイトの担当を任せたのには理由があります。単純に「パソコンやインターネットに詳しいから」といった表面上の理由だけでなく、求人サイトをビジネスとして発展させたい・収益にしたいという思惑があるはずです。

会社の期待に応え、あなた自身が成長していくためにも「できることから少しずつ」はじめるようにしてください。そうすればきっと仕事が楽しくなります。

このブログでは他にはない求人サイトの運営ノウハウを公開しています。もし、求人サイトの管理に余裕が出てきたら、他の記事も参考に、求人サイトの発展に取り組んでください。あなたが求人サイトをきっかけに、良い社会人生活を送れることを応援しています。

JOB-PLACE

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